Аренду помещения в 1С:Бухгалтерии проводят документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги», относят на счёт затрат по назначению помещения (26 — офис, 44 — торговля, 20/25 — производство), а расчёты с арендодателем ведут на счёте 60 или 76. Разбираем по шагам, включая депозит, коммуналку и НДС.
Коротко:
- Документ — «Поступление (акты, накладные, УПД)», вид операции «Услуги» (раздел «Покупки»).
- Счёт затрат по назначению: 26 — офис, 44 — торговая площадь, 20/25 — производство.
- Расчёты с арендодателем — счёт 60 или 76. Отдельного «счёта аренды» нет.
- Обеспечительный платёж — не расход, а дебиторская задолженность, пока его не зачтут.
- Договор на 11 месяцев обычно позволяет обойтись без ППА по ФСБУ 25/2018.
Проводки по аренде помещения
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Начислена арендная плата за офис | 26 | 60 (76) |
| Начислена аренда торговой площади | 44 | 60 (76) |
| Отражён НДС по счёту-фактуре | 19 | 60 (76) |
| НДС принят к вычету | 68 | 19 |
| Перечислена арендная плата | 60 (76) | 51 |
| Перечислен обеспечительный платёж | 60.02 (76) | 51 |
Пошагово: как провести в 1С:Бухгалтерии
- «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)», выбрать вид операции «Услуги».
- Указать контрагента-арендодателя и договор (вид договора — «С поставщиком»).
- В табличной части добавить номенклатуру — например, «Аренда офисного помещения». Удобно завести её в справочнике «Номенклатура» с видом «Услуга».
- В колонке «Счета учёта» выбрать счёт затрат (26, 44, 20…) и статью затрат — по ней расход попадёт в нужную строку отчётности.
- Ввести сумму и ставку НДС, зарегистрировать счёт-фактуру полученный (кнопка внизу документа).
- Провести оплату документом «Списание с расчётного счёта», вид операции «Оплата поставщику».
Каждый следующий месяц документ проще скопировать и поменять дату и период. Если сумма фиксированная, начисление можно автоматизировать типовой операцией.
Обеспечительный платёж (депозит)
Депозит по договору аренды не является расходом в момент перечисления. Это дебиторская задолженность арендодателя перед вами: проводка Дт 60.02 (или 76) Кт 51.
В расход депозит превращается только когда:
- его зачли в счёт арендной платы (обычно за последний месяц) — тогда он закрывает начисление;
- арендодатель удержал его за ущерб — тогда сумма попадает в прочие расходы (счёт 91.02).
Списывать депозит на затраты сразу — ошибка, которая завышает расходы и искажает базу по налогу на прибыль.
Коммунальные платежи
Здесь всё определяет договор:
- Коммуналка включена в арендную плату — отражается одной суммой вместе с арендой, отдельных проводок не нужно.
- Коммуналка перевыставляется отдельно — заводится отдельной строкой в том же документе «Поступление услуг», со своей статьёй затрат. НДС по перевыставленным коммунальным услугам принимается к вычету, если арендодатель выставил счёт-фактуру.
- Договор с ресурсоснабжающей организацией напрямую — обычное поступление услуг от этой организации, аренда тут ни при чём.
Нужно ли применять ФСБУ 25/2018
Стандарт обязателен с отчётности за 2022 год, но для типичной аренды офиса чаще всего работает упрощённый порядок: платежи списываются в расходы, право пользования активом не признаётся. Это возможно, если срок аренды не превышает 12 месяцев, либо стоимость предмета аренды не выше 300 000 ₽, либо организация вправе применять упрощённые способы бухучёта — и договор не предполагает выкуп и субаренду.
Именно поэтому договоры так часто заключают на 11 месяцев.
Подробно про оба варианта — в разборе учёта аренды в 1С по ФСБУ 25/2018.
Частые ошибки
- Списали депозит в расходы сразу при перечислении — так нельзя.
- Взяли счёт 26 для торгового зала — расход должен лечь на 44.
- Не зарегистрировали счёт-фактуру — потеряли вычет по НДС.
- Не проверили срок договора — при аренде дольше 12 месяцев может потребоваться ППА.
Арендуете помещение или машину у человека, а не у компании? Там свои правила по НДФЛ — читайте аренду у физлица в 1С.
Если же вы искали аренду самой программы 1С (подписку вместо покупки лицензии) — об этом отдельная страница: аренда 1С в облаке.