Когда организация арендует помещение или автомобиль у физлица, она становится налоговым агентом по НДФЛ: удерживает налог при выплате арендной платы и перечисляет его в бюджет. При этом страховые взносы на арендную плату не начисляются. Разбираем проводки, нюанс с автомобилем и что делать, если арендодатель — ваш сотрудник.
Коротко:
- Арендатор-организация — налоговый агент по НДФЛ: удерживает налог при выплате и перечисляет его сам.
- Страховые взносы не начисляются на аренду имущества (п. 4 ст. 420 НК РФ).
- Исключение: аренда автомобиля с экипажем — часть платы за управление облагается взносами.
- Если арендодатель — ИП или самозанятый, он платит налог сам, агентских обязанностей нет.
- Расчёты ведутся на счёте 76, а не 70 — даже если арендодатель ваш сотрудник.
НДФЛ: удерживает организация
Доход физлица от сдачи имущества в аренду облагается НДФЛ. Поскольку выплачивает его организация, именно она признаётся налоговым агентом: удерживает налог в момент фактической выплаты арендной платы и перечисляет в бюджет в установленный срок.
Физлицо получает сумму «на руки» уже за вычетом налога и самостоятельно ничего не декларирует.
Ставка — по основной налоговой базе резидента (с 2025 года действует пятиступенчатая прогрессивная шкала 13/15/18/20/22%). Для нерезидента доход от аренды российского имущества облагается по ставке 30%.
Когда агентских обязанностей нет:
- арендодатель — индивидуальный предприниматель (платит налог по своей системе налогообложения);
- арендодатель — плательщик НПД (самозанятый) и выдал чек из «Моего налога».
В обоих случаях НДФЛ не удерживается, но статус контрагента лучше подтвердить документально.
Страховые взносы: не начисляются
Выплаты по договорам, предметом которых является передача имущества в пользование, не признаются объектом обложения страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ). То есть с арендной платы за помещение, оборудование или автомобиль взносы платить не нужно.
Единственный нюанс — аренда транспорта с экипажем. Такой договор фактически состоит из двух частей: аренда самого автомобиля и услуги по управлению и технической эксплуатации. Плата за услуги управления — это уже вознаграждение по гражданско-правовому договору, и она облагается страховыми взносами. Поэтому в договоре стоит разделить суммы: отдельно аренда, отдельно услуги водителя. Если суммы не разделены, проверяющие могут начислить взносы на всю плату.
Аренда автомобиля без экипажа взносами не облагается полностью.
Проводки при аренде у физлица
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Начислена арендная плата физлицу | 20 (26, 44) | 76 |
| Удержан НДФЛ с арендной платы | 76 | 68.01 |
| Выплачена арендная плата физлицу | 76 | 51 (50) |
| Перечислен НДФЛ в бюджет | 68.01 | 51 |
Обратите внимание: расчёты идут через счёт 76, а не через 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» — даже если арендодатель работает у вас. Аренда не является выплатой за труд.
Если арендодатель — ваш сотрудник
Закон не запрещает арендовать имущество у собственного работника: часто так оформляют использование личного автомобиля или помещения. Порядок ровно тот же — НДФЛ удерживает организация, взносы не начисляются, расчёты на счёте 76.
Два практических момента:
- Арендная плата должна быть рыночной. Заниженная или, наоборот, завышенная плата — повод для вопросов о необоснованной налоговой выгоде.
- Не путайте с компенсацией за использование личного имущества. Компенсация по ст. 188 ТК — это другой механизм со своими лимитами; аренда и компенсация оформляются по-разному и облагаются по-разному.
Как отразить в 1С
Начисление и выплату арендной платы физлицу удобно проводить в 1С:Бухгалтерии:
- Начисление — документом «Операция, введённая вручную» (Дт 26 Кт 76) либо через поступление услуг, если заведён договор.
- Удержание НДФЛ — той же операцией (Дт 76 Кт 68.01).
- Выплата — «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Прочее списание» на счёт 76.
- Доход физлица нужно попасть в отчётность по НДФЛ (6-НДФЛ), поэтому его регистрируют документом учёта прочих доходов физлица с кодом дохода: 1400 — аренда имущества, 2400 — аренда транспортных средств.
Названия документов и путь в меню зависят от релиза конфигурации — сверьтесь со своей базой. В облачной 1С:Фреш релизы и формы отчётности обновляются автоматически.
Что дальше
- Общие правила и когда нужен ППА — в разборе учёта аренды в 1С по ФСБУ 25/2018.
- Аренда офиса или склада у компании — проводки и документы.
Искали не учёт аренды, а аренду самой программы 1С? Про подписку на облачную 1С без покупки лицензии — на странице аренда 1С в облаке.