Аренда автомобиля без экипажа у сотрудника или физлица облагается только НДФЛ (код дохода 2400), страховые взносы не начисляются. Арендатор становится налоговым агентом: удерживает НДФЛ с каждой выплаты и показывает доход в 6-НДФЛ. Разберём, что включить в договор, как считать налог и какими проводками отразить аренду в 1С.
Коротко:
- Аренда без экипажа — НДФЛ есть, страховых взносов нет (выплата по договору аренды имущества).
- Код дохода НДФЛ — 2400; отражается в справке о доходах и 6-НДФЛ.
- Договор — по ст. 642–649 ГК РФ, письменная форма, госрегистрация не нужна.
- Расходы на ГСМ, ремонт, страховку несёт арендатор (ст. 644–646 ГК РФ).
- Автомобиль учитывают на забалансовом счёте 001.
Аренда с экипажем и без экипажа: в чём разница
Гражданский кодекс различает два договора. Аренда без экипажа (ст. 642 ГК РФ) — вы получаете только автомобиль и сами им управляете и содержите. Аренда с экипажем (ст. 632 ГК РФ) — арендодатель предоставляет ещё и услуги по управлению и техническому обслуживанию.
Разница принципиальна для налогов: при аренде без экипажа взносов нет, при аренде с экипажем часть платы за услуги водителя облагается страховыми взносами. Поэтому чаще оформляют именно аренду без экипажа.
Страховые взносы: почему их нет
Арендная плата по договору аренды транспортного средства без экипажа страховыми взносами не облагается. Это выплата по договору, связанному с передачей имущества в пользование, а не вознаграждение за работу или услуги — а именно такие выплаты образуют базу по взносам. Значит, начислять взносы на сумму аренды не нужно.
Исключение — аренда с экипажем: плату за услуги управления безопаснее выделить отдельной суммой и обложить её взносами, а на «имущественную» часть взносы не начислять.
НДФЛ: организация — налоговый агент
При аренде авто у физлица организация или ИП становятся налоговым агентом по НДФЛ. С каждой выплаты арендной платы удерживается налог и перечисляется в бюджет. Доход отражается по коду 2400 в справке о доходах (бывшая 2-НДФЛ) и в расчёте 6-НДФЛ.
Ставка НДФЛ в 2026 году — по прогрессивной шкале: 13% с доходов до 2,4 млн рублей в год, 15% с суммы свыше 2,4 до 5 млн и далее по шкале. Аренда включается в общую налоговую базу физлица.
Что включить в договор аренды без экипажа
Договор составляют письменно (ст. 643 ГК РФ), госрегистрация и нотариус не нужны. Существенное условие — предмет договора: конкретный автомобиль. Что указать в образце:
- Стороны — арендодатель (физлицо, паспорт, ИНН) и арендатор (организация/ИП).
- Предмет — марка, VIN, госномер, ПТС/СТС, год выпуска.
- Срок аренды и порядок возврата.
- Размер и сроки арендной платы (отдельно, без услуг управления).
- Оценочная стоимость авто — для постановки на забалансовый счёт 001.
- Распределение расходов — ГСМ, ремонт, страховка (по умолчанию — арендатор).
- Условие об НДФЛ — арендатор удерживает налог как агент.
Расходы на содержание автомобиля
По статьям 644–646 ГК РФ при аренде без экипажа расходы на содержание, текущий и капитальный ремонт, ГСМ, страхование (ОСАГО) несёт арендатор, если договором не предусмотрено иное. Эти затраты экономически обоснованы и учитываются в расходах: ГСМ — по путевым листам, ремонт и страховка — по подтверждающим документам. В 1С они отражаются документами поступления услуг и списания материалов (ГСМ — со счёта 10).
Проводки при аренде авто без экипажа
Учёт у арендатора строится вокруг забалансового счёта 001 и счёта 76.
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Автомобиль принят в аренду (по оценке) | 001 | — |
| Начислена арендная плата | 20 / 26 / 44 | 76 |
| Удержан НДФЛ с аренды | 76 | 68.01 |
| Выплачена аренда физлицу (за минусом НДФЛ) | 76 | 51 / 50 |
| Перечислен НДФЛ в бюджет | 68.01 | 51 |
| Списаны ГСМ | 20 / 26 / 44 | 10 |
| Автомобиль возвращён арендодателю | — | 001 |
Счёт затрат (20, 26, 44) выбирают по тому, как используется автомобиль: в основном производстве, в управлении или в продажах.
Как отразить аренду в 1С
В 1С:Бухгалтерии автомобиль ставят на забаланс документом «Операция» (Дт 001). Начисление аренды и удержание НДФЛ удобно проводить документом «Операция» или через начисление физлицу с признаком дохода 2400 — тогда суммы попадут в 6-НДФЛ автоматически. Выплату отражают списанием с расчётного счёта, а НДФЛ — отдельным платёжным поручением. В облачной 1С:Фреш формы 6-НДФЛ и справок о доходах обновляются автоматически, поэтому код 2400 и сроки уплаты всегда актуальны. Настроить учёт аренды поможет 1С:Бухгалтерия в облаке.
Частые ошибки
- Начисляют страховые взносы на аренду без экипажа — их быть не должно.
- Не удерживают НДФЛ, считая физлицо самостоятельным плательщиком, — арендатор всё равно агент.
- Не разделяют в договоре с экипажем плату за авто и за услуги водителя — вся сумма рискует попасть под взносы.
- Забывают про забаланс — автомобиль не отражён на счёте 001.
- Неверный код дохода — ставят 2010 вместо 2400 для аренды без экипажа.
Источники
- Статьи 642–649 ГК РФ — аренда транспортного средства без экипажа — КонсультантПлюс
- НК РФ, глава 23 — НДФЛ, налоговые агенты — ФНС России
- Аренда автомобиля у физлица: НДФЛ и взносы — СКБ Контур
Связанные материалы:
- Аренда у физлица в 1С: НДФЛ, взносы и проводки
- Работа с самозанятыми в 1С: от договора до платежа
- Регистр налогового учёта по НДФЛ в 1С:ЗУП
Поставим учёт аренды в вашей 1С:Фреш
Настроим корректное начисление аренды, удержание НДФЛ по коду 2400 и отражение в 6-НДФЛ — без лишних взносов и ошибок в проводках.