Налоговый агент обязан вести регистр по НДФЛ на каждого работника — это первоисточник для 6-НДФЛ и справок о доходах. Разберём, что должно быть в регистре, как он учитывает прогрессивную шкалу и как проверить его в 1С:ЗУП.
Коротко:
- Регистр обязателен по ст. 230 НК — учёт доходов, вычетов и НДФЛ по каждому физлицу.
- Форму агент разрабатывает сам; в 1С:ЗУП она уже реализована.
- С 2025 — учёт по прогрессивной шкале раздельно по базам.
- Регистр — первоисточник для 6-НДФЛ и справок о доходах.
- Контроль — равенство исчислен = удержан = перечислён.
Что такое регистр по НДФЛ
По п. 1 ст. 230 НК налоговый агент обязан вести учёт доходов, вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ по каждому физлицу в регистрах налогового учёта. Регистр — первоисточник для заполнения 6-НДФЛ и справок о доходах (приложение к годовому 6-НДФЛ). Форму закон не устанавливает — агент разрабатывает её сам; в 1С:ЗУП форма встроена.
Обязательные реквизиты
- идентификация физлица и налогового агента;
- вид доходов по кодам, вычеты по кодам;
- суммы доходов и даты их выплаты;
- статус налогоплательщика (резидент/нерезидент);
- даты удержания и перечисления налога, реквизиты платёжки.
Учёт прогрессивной шкалы 2025
С 2025 (ФЗ № 176-ФЗ) регистр ведёт учёт раздельно:
- основная база (зарплата) — прогрессия 13/15/18/20/22%;
- специальные базы (районные коэффициенты, северные надбавки, дивиденды) — шкала 13/15% с порогом 2,4 млн;
- расчёт — нарастающим итогом с начала года.
Дата получения дохода с 2023 — дата фактической выплаты; аванс и зарплата — две даты, НДФЛ удерживается при каждой выплате.
Как сформировать в 1С:ЗУП
Отчёт «Регистр налогового учёта по НДФЛ» — раздел «Налоги и взносы» → «Отчёты по налогам и взносам» или из документа начисления по вкладке «НДФЛ». Настройки — период и сотрудник. Показывает: доходы по месяцам с кодами и датами, вычеты, раздел расчёта базы (по новым шкалам, раздельно по базам), исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ.
Проверка
- сверка с расчётными листками — доходы, вычеты, налог;
- сверка с 6-НДФЛ — регистр как первоисточник должен биться с расчётом;
- поиск расхождений исчислен / удержан / перечислён.
Инструменты: «Анализ НДФЛ» (обновлён под ставки 2025), «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику», «Перерасчёт НДФЛ». Про шкалу — в статье про прогрессивную шкалу НДФЛ.
Типовые проблемы
- расхождение исчисленного и удержанного — доход начислен, но не выплачен;
- ошибки в датах получения дохода/удержания (важно после реформы 2023);
- неучтённые или задвоенные вычеты;
- межрасчётные выплаты (отпускные, больничные, премии) — источник рассинхрона;
- неверное распределение между базами — районный коэффициент в основной базе вместо спецбазы.
Хранение
Срок хранения регистров — 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК), отсчёт — после окончания налогового периода последнего использования.
Источники
- ст. 230 НК РФ (п. 1) — регистры и реквизиты
- БУХ.1С — регистр по НДФЛ с 2025 года в 1С:ЗУП
- БухЭксперт8 — как проверить исчисленный НДФЛ в ЗУП 3.1 с 2025
- ИТС 1С — срок хранения налоговых документов
Связанные материалы:
- Прогрессивная шкала НДФЛ в 1С:ЗУП
- 6-НДФЛ 2026: как заполнить и сдать
- Как настроить начисления в 1С:ЗУП
Поможем с учётом НДФЛ
Настроим корректный учёт НДФЛ по регистру, прогрессивную шкалу и сверку с 6-НДФЛ в вашей 1С:ЗУП в облаке 1С:Фреш.