Работа с самозанятыми экономит компании НДФЛ и страховые взносы — но только при правильном оформлении. Ключевые правила: проверять статус перед каждой оплатой, получать чек и не допускать признаков трудовых отношений. Разберём полный цикл — от договора до платежа — и как вести его в 1С.
Коротко:
- Самозанятый платит НПД сам: 4% с доходов от физлиц, 6% от юрлиц и ИП.
- Лимит дохода — 2,4 млн ₽ в год; при превышении статус теряется.
- Компания не платит НДФЛ и взносы за самозанятого (в отличие от ГПХ).
- Проверять статус — перед каждой оплатой (npd.nalog.ru по ИНН).
- Чек обязателен для учёта расхода.
- Главный риск — переквалификация в трудовой договор.
Кто такой самозанятый и сколько он платит
Самозанятый — плательщик налога на профессиональный доход (НПД, Федеральный закон № 422-ФЗ). Режим действует до 31 декабря 2028 года. Ставки: 4% с доходов от физлиц и 6% с доходов от юрлиц и ИП. Налог самозанятый рассчитывает и платит сам через приложение «Мой налог». Лимит дохода — 2,4 млн ₽ за календарный год, ежемесячного лимита нет.
В чём выгода для компании
При работе с самозанятым компания не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы и не включает исполнителя в зарплатную отчётность. Для сравнения, по договору ГПХ с обычным физлицом заказчик как налоговый агент удерживает НДФЛ и начисляет взносы около 30% сверху.
На проекте за 150 000 ₽ самозанятый заплатит 9 000 ₽ налога сам, а заказчик не несёт доплат. По ГПХ тот же проект обошёлся бы заказчику в НДФЛ с выплаты плюс около 45 000 ₽ взносов. Но экономия работает только при корректном оформлении — без признаков трудовых отношений.
Полный цикл работы с самозанятым
- Проверить статус на дату расчёта.
- Заключить договор на конкретный результат.
- Принять работу по акту.
- Оплатить услугу.
- Получить и сохранить чек из «Мой налог».
Как проверить статус самозанятого
Проверять статус нужно перед каждой оплатой — он может измениться в любой момент. Бесплатный сервис ФНС npd.nalog.ru показывает по ИНН и дате, был ли человек плательщиком НПД. Регистрация не нужна. Дополнительно самозанятый может предоставить справку о постановке на учёт (КНД 1122035) из приложения.
Если на дату оплаты статус утрачен (например, превышен лимит), заказчик снова становится налоговым агентом — с выплаты придётся удержать НДФЛ и начислить взносы.
Договор и риск переквалификации
Договор с самозанятым должен описывать конкретный измеримый результат, а не трудовую функцию. Оплата привязана к результату и подтверждается актом, исполнитель сам организует работу и вправе иметь несколько заказчиков.
Признаки трудовых отношений, которых нужно избегать: указание должности, режим работы и график, фиксированный оклад «два раза в месяц», рабочее место и оборудование заказчика, подчинение руководителю.
С 2026 года контроль усилился. Действует индикатор риска: работа более чем с 35 самозанятыми одновременно при среднем доходе каждого от компании свыше 35 000 ₽ в месяц может стать поводом для внеплановой проверки трудовой инспекции. ФНС ведёт скоринг компаний по доле дохода самозанятого от одного заказчика и периодичности выплат, а сведения о признаках подмены передаются в Роструд.
Последствия переквалификации: уплаченный НПД не засчитывается, компания доначисляет НДФЛ и взносы из своих средств, плюс пени и штрафы. Отдельный риск — работа с бывшим сотрудником как с самозанятым: в течение 2 лет после увольнения выплаты облагаются как обычно.
Чек от самозанятого — обязателен
Чек из «Мой налог» — обязательный документ для учёта расхода. Без чека ФНС не примет затраты, а заказчику придётся начислить взносы. Акт и банковская выписка чек не заменяют.
Сроки выдачи чека: при наличном и электронном расчёте — в момент оплаты, при безналичном перечислении — не позднее 9-го числа следующего месяца. Если чек не выдан, ФНС рекомендует сообщить об этом в налоговую. Если чек аннулирован, а деньги не возвращены, расход всё равно можно учесть — вины заказчика нет.
Как вести работу с самозанятыми в 1С
В 1С:Бухгалтерии есть готовый механизм:
- Включите функционал: Главное → Функциональность → Расчёты → «Выплаты самозанятым».
- Заведите контрагента с видом «Самозанятый» и банковским счётом.
- Отразите услугу документом «Поступление (акт, накладная, УПД)».
- Оплатите документом «Выплаты самозанятым» — по одному или реестром с выгрузкой в банк.
- Чеки загружаются из банковской выписки автоматически или добавляются вручную по ссылке из «Мой налог».
Для выплат по реестру используется счёт 76.16. Проверять статус контрагентов прямо из программы помогает сервис «1С:Статус самозанятого» на портале ИТС. В облачной 1С:Фреш эти возможности доступны без установки — настроить их поможет наша техподдержка.
Что происходит при превышении лимита
В день, когда суммарный доход самозанятого за год превысит 2,4 млн ₽, он автоматически теряет статус НПД. С последующих доходов он платит как физлицо (НДФЛ 13%) или регистрирует ИП. Для заказчика это означает: с момента утраты статуса выплаты уже не под НПД — поэтому и важна проверка статуса на каждую дату оплаты.
Частые ошибки
- Не проверяют статус перед оплатой — рискуют задним числом получить НДФЛ и взносы.
- Не получают или не хранят чек — расход не признаётся.
- Договор с признаками трудовых отношений — риск переквалификации.
- Работают с бывшим сотрудником как с самозанятым в течение 2 лет после увольнения.
- Фиксированные равные выплаты «как зарплата» — маркер для ФНС.
Источники
- Федеральный закон № 422-ФЗ — налог на профессиональный доход
- npd.nalog.ru — проверка статуса самозанятого — сервис ФНС
- nalog.gov.ru — разъяснения о работе с самозанятыми
- portal.1c.ru — сервис «1С:Статус самозанятого»
Связанные материалы:
- Отчётность ИП за сотрудников в 2026: формы и сроки
- Страховые взносы в 2026 году: тарифы и изменения
- Что такое ЕНП: единый налоговый платёж в 2026 году
Поможем настроить работу с самозанятыми
Настроим выплаты самозанятым, проверку статуса и учёт чеков в вашей 1С:Фреш — чтобы экономия была безопасной.