Как только ИП нанимает первого работника, он становится работодателем и сдаёт тот же комплект зарплатной отчётности, что и организации: 6-НДФЛ, РСВ, персональные сведения и ЕФС-1. Регистрироваться в СФР отдельно не нужно — постановка на учёт автоматическая. Разберём, что, куда и в какие сроки сдавать в 2026 году.
Коротко:
- Регистрация в СФР — автоматическая, заявление не подаётся.
- В ФНС: 6-НДФЛ и РСВ (квартал), персональные сведения (месяц).
- В СФР: ЕФС-1 — подраздел 1.1 на следующий рабочий день, раздел 2 (травматизм) — квартал.
- Взносы за работников — 30% / 15,1%, предельная база 2 979 000 ₽; травматизм — отдельно в СФР.
- По сотрудникам отчётность ИП и ООО одинаковая.
Когда ИП становится работодателем
ИП становится страхователем-работодателем при заключении первого трудового договора или договора ГПХ с физлицом. С этого момента он обязан удерживать НДФЛ, начислять взносы, вести кадровый учёт и сдавать зарплатную отчётность.
Отдельная регистрация в СФР не требуется — с 2023 года постановка на учёт происходит автоматически: ФНС передаёт данные, а СФР фиксирует ИП как работодателя по первой поданной форме ЕФС-1. Подавать заявление не нужно.
Какие отчёты и куда сдавать в 2026 году
Отчётность делится между налоговой и Социальным фондом.
В ФНС:
| Отчёт | Периодичность | Срок в 2026 |
|---|---|---|
| 6-НДФЛ | квартал | I кв. — 27.04, полугодие — 27.07, 9 мес. — 26.10; за 2026 — 25.02.2027 |
| РСВ | квартал | I кв. — 27.04, полугодие — 27.07, 9 мес. — 26.10; за 2025 — 26.01.2026 |
| Персональные сведения о физлицах | месяц | до 25 числа следующего месяца |
Персональные сведения можно не сдавать за третий месяц квартала, если вовремя подан РСВ с разделом 3.
В СФР — форма ЕФС-1:
| Подраздел | Что | Срок в 2026 |
|---|---|---|
| 1.1 | приём, увольнение, договоры ГПХ | следующий рабочий день; переводы — до 25 числа |
| 1.2 | страховой стаж | за год (за 2025 — до 26.01.2026) |
| Раздел 2 | взносы на травматизм | квартал: I кв. — 27.04, полугодие — 27.07, 9 мес. — 26.10 |
Страховые взносы за сотрудников
- Единый тариф — 30% в пределах предельной базы и 15,1% сверх неё.
- Предельная база 2026 — 2 979 000 ₽ на работника.
- Взносы на травматизм — отдельно в СФР, тариф 0,2–8,5% по классу профриска.
С 2026 года большинство МСП лишились льготы 15% и платят по общему тарифу. Пониженный тариф сохранён только для приоритетных отраслей (с выплат свыше 1,5 МРОТ, а МРОТ 2026 — 27 093 ₽). Подробности — в статье страховые взносы в 2026 году.
НДФЛ за сотрудников: два периода
ИП как налоговый агент удерживает НДФЛ при выплате дохода и перечисляет его через ЕНП двумя периодами в месяц:
- доход выплачен с 1 по 22 число → уведомление до 25-го, уплата до 28-го;
- доход выплачен с 23 по конец месяца → уведомление до 3-го, уплата до 5-го следующего месяца.
Как устроены уведомления по ЕНП — в отдельной статье, а заполнение расчёта — в статье про 6-НДФЛ.
Договоры ГПХ: отчётность и взносы
Выплаты по договорам ГПХ с физлицами:
- облагаются НДФЛ (ИП удерживает как налоговый агент);
- облагаются страховыми взносами по единому тарифу (включая взносы на случай нетрудоспособности с 2023 года);
- взносы на травматизм — только если это прямо предусмотрено договором;
- требуют подачи ЕФС-1 подраздел 1.1 — при заключении и при расторжении договора, на следующий рабочий день.
Чем отчётность ИП отличается от ООО
По сотрудникам отчётность идентична: ИП сдаёт тот же комплект (6-НДФЛ, РСВ, персональные сведения, ЕФС-1) в те же сроки, что и ООО. Отличия только в «своей» части: ИП дополнительно платит фиксированные взносы за себя и сдаёт декларацию по своей системе налогообложения.
Штрафы
| Нарушение | Штраф |
|---|---|
| Просрочка 6-НДФЛ | 1 000 ₽ за месяц; блокировка счёта после 10 рабочих дней |
| Просрочка РСВ | 5% за месяц (макс. 30%, мин. 1 000 ₽) |
| Персональные сведения | 200 ₽ за документ |
| ЕФС-1 (подразделы 1.х) | 500 ₽ за застрахованное лицо |
Как вести в 1С
Кадровый учёт, расчёт зарплаты, взносов и НДФЛ ведут в 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерии 8. Все отчёты — 6-НДФЛ, РСВ, персональные сведения, ЕФС-1 и уведомления по ЕНП — формируются автоматически и отправляются через встроенный сервис 1С-Отчётность сразу в ФНС и СФР. Для небольшого штата достаточно 1С:Бухгалтерии, при сложном учёте — 1С:ЗУП.
Частые ошибки ИП-работодателя
- Просрочили ЕФС-1 подраздел 1.1 при приёме или увольнении — забыли про срок «следующий рабочий день».
- Не подали ЕФС-1 на исполнителя по ГПХ — считают, что это «не сотрудник».
- Не начислили взносы на вознаграждение по ГПХ или, наоборот, начислили травматизм, которого нет в договоре.
- Применяют старую льготу МСП 15% — с 2026 большинство платит 30%.
- Путают сроки НДФЛ по двум периодам месяца.
Источники
- nalog.gov.ru — 6-НДФЛ, РСВ, персональные сведения, предельная база
- sfr.gov.ru — форма ЕФС-1 — Социальный фонд России
- Налоговый кодекс РФ, гл. 23, 34 — НДФЛ и взносы
- its.1c.ru — зарплатная отчётность в 1С
Связанные материалы:
- Страховые взносы в 2026 году: тарифы и изменения
- 6-НДФЛ в 2026 году: как заполнить и сдать
- Полный цикл работы с самозанятыми в 1С
Поможем с зарплатной отчётностью
Наняли первого сотрудника или запутались в сроках ЕФС-1 — настроим кадры, зарплату и отчётность в вашей 1С:Фреш.