Квалифицированная электронная подпись (КЭП) нужна бизнесу для отчётности, ЭДО и госпорталов. В 2026 году руководитель и ИП получают её бесплатно в УЦ ФНС, а сотрудники — как физлица плюс МЧД. Плюс важное изменение: с 1 апреля 2026 года ФНС перешла на новые ГОСТы. Разберём, кому что получать и как настроить.
Коротко:
- Бизнесу нужна КЭП (усиленная квалифицированная).
- Руководителю ЮЛ и ИП — бесплатно в УЦ ФНС, токен и личная явка, срок 15 месяцев.
- Сотрудникам — КЭП физлица + МЧД (с 01.09.2023).
- Продление — дистанционно в личном кабинете (если подпись действует).
- С 01.04.2026 — новые ГОСТ: КриптоПро 5.0 R2, Рутокен 3.0.
Виды электронной подписи
- Простая (ПЭП) — логин/пароль, для бизнес-документооборота не годится.
- Усиленная неквалифицированная (УНЭП) — для внутреннего ЭДО по соглашению.
- Усиленная квалифицированная (КЭП) — равна собственноручной подписи, нужна для отчётности, ЭДО и госпорталов. Именно её получает бизнес.
КЭП руководителю и ИП
Сертификат руководителю ЮЛ и ИП выдаёт бесплатно УЦ ФНС (или доверенные лица — крупные банки). Условия:
- сама подпись бесплатна, оплачивается только токен (~1 000–2 000 ₽), сертифицированный ФСТЭК/ФСБ;
- личная явка руководителя при первичном получении (паспорт, СНИЛС, ИНН);
- срок действия сертификата — 15 месяцев.
КЭП сотрудникам
С 1 сентября 2023 года аккредитованные УЦ выдают сотрудникам сертификаты только как физлицам (на ФИО, без реквизитов организации). Полномочия действовать от имени компании подтверждает МЧД. Схема: КЭП физлица + МЧД. Подробнее — в статье про МЧД.
Дистанционное получение и продление
Первичное получение — только личная явка. Продление можно сделать дистанционно через личный кабинет налогоплательщика, если подпись ещё действует, выдана УЦ ФНС и данные владельца не менялись. Если срок истёк — снова явка.
1С:Подпись
1С:Подпись — сервис получения сертификата физлица прямо из 1С для подписания в 1С-ЭДО и 1С-Отчётности (работает с МЧД). Сертификат руководителя ЮЛ и ИП она не заменяет — его получают в УЦ ФНС.
Важное изменение с 1 апреля 2026 года
ФНС перешла на новые ГОСТы шифрования. Последствия:
- нужен КриптоПро CSP не ниже 5.0 R2;
- Рутокен 2.0 устарел — рекомендован Рутокен ЭЦП 3.0;
- сертификаты на КриптоПро 4.0 истекли 15 января 2026;
- без обновления с 1 апреля 2026 нельзя подписывать и отправлять отчётность.
Настройка подписи для работы
Минимальный комплект: КриптоПро CSP (5.0 R2), драйверы токена, КриптоПро ЭЦП Browser Plug-in и расширение в браузере, корневые сертификаты УЦ. Личный сертификат устанавливается через КриптоПро CSP → Сервис → «Установить личный сертификат». Ключи КЭП ФНС неэкспортируемые — скопировать на другой носитель нельзя.
Частые ошибки
- Устаревший драйвер токена — подпись не видна.
- Не обновлён КриптоПро / старый токен (актуально для 01.04.2026).
- Утерян PIN контейнера — КЭП придётся выпускать заново.
- Нет МЧД у сотрудника — документ от имени организации не примут.
- Пропущен срок (15 мес.) — упущено окно дистанционного продления.
Источники
- nalog.gov.ru — получение КЭП в УЦ ФНС
- 63-ФЗ «Об электронной подписи» — виды подписи
- portal.1c.ru — сервис 1С:Подпись
- Новые ГОСТ с 01.04.2026 — обновление КриптоПро и носителя
Связанные материалы:
- МЧД: как оформить и использовать в 1С в 2026
- Как настроить обмен ЭДО (1С-ЭДО) в 1С
- Штрафы Роскомнадзора в 2026: за что накажут бизнес
Поможем получить и настроить подпись
Подскажем, где получить КЭП и МЧД, и настроим подпись для работы в 1С:Фреш — с учётом новых ГОСТ 2026 года.