МЧД — машиночитаемая доверенность, без которой сотрудник не может подписывать документы от имени компании. С 2023 года она обязательна, а оформить и зарегистрировать её можно прямо из 1С. Разберём, кому нужна МЧД, какие форматы действуют в 2026 году и как всё сделать в программе.
Коротко:
- МЧД — электронная доверенность (XML), право подписи от имени организации.
- Обязательна с 01.09.2023 для сотрудников; руководитель и ИП — без МЧД.
- Форматы 2026 — 003 (единая) и 5.03 (ФНС); хранятся в реестре ФНС.
- Оформляется прямо из 1С-Отчётности / 1С-ЭДО.
- При увольнении сотрудника МЧД нужно отозвать.
Что такое МЧД и кому она нужна
С отменой «сотруднических» сертификатов подпись сотрудника — это КЭП физлица (на его ФИО, без реквизитов организации). Чтобы такая подпись действовала от имени компании, к ней прикладывается МЧД — электронная доверенность, где указано, кто и на что уполномочил сотрудника. Обязательна с 1 сентября 2023 года; действительны только МЧД, зарегистрированные в распределённом реестре ФНС.
- Без МЧД: руководитель ЮЛ (по КЭП юрлица от УЦ ФНС) и ИП.
- Нужна МЧД: бухгалтерам, сотрудникам, аутсорсерам, представителям.
- Подписать саму МЧД может только руководитель своей КЭП.
Форматы и реестр
- Единая форма 003 (приказ № 857) — универсальная: ФНС, СФР, Росстат, Честный ЗНАК, коммерческие площадки. Обязательна в реестре ФНС с 1 марта 2025 года.
- Формат 5.03 (приказ ФНС № ЕД-7-26/858@) — «налоговый», поддерживает несколько представителей и передоверие.
- Устаревшие 5.01 и 5.02 в реестре больше не регистрируются. Полномочия задаются по классификатору Минцифры или текстом.
Где оформить
- Сервис ФНС «Создание и проверка доверенности» на nalog.gov.ru;
- Госуслуги / Госключ, оператор ЭДО;
- прямо из 1С — 1С-Отчётность и 1С-ЭДО формируют, подписывают и регистрируют МЧД в реестре ФНС.
Как оформить в 1С
- Откройте 1С-Отчётность → Уведомления → Создать → Машиночитаемая доверенность, выберите форму (ФНС, СФР или единая 003).
- Заполните блок «Доверитель» (данные организации и руководителя подставляются) и «Представитель» (данные сотрудника).
- Подпишите КЭП руководителя и отправьте на регистрацию.
- Дождитесь статуса «Зарегистрирована» — только после этого МЧД можно использовать.
МЧД хранятся в справочниках «Машиночитаемые доверенности», привязываются к сертификату подписанта и автоматически прикладываются при сдаче отчётности и подписании в ЭДО.
Срок, продление и отзыв
Срок действия задаёт доверитель. Отдельного «продления» нет — выпускают новую МЧД до истечения срока. При увольнении сотрудника МЧД нужно отозвать: в 1С-ЭДО «Отозвать» удаляет её из реестра ФНС, «Пометить как отозванную» — только локально (тогда контрагентов уведомляют отдельно).
Частые ошибки
- МЧД подписана не руководителем — недействительна.
- Неверный код инспекции или неправильные полномочия — документы отклоняются.
- Использование до статуса «Зарегистрирована» — отчётность не примут.
- Ошибку в МЧД нельзя исправить — только отозвать и создать новую.
- Не отозвали МЧД при увольнении — сотрудник сохраняет полномочия.
Источники
- nalog.gov.ru — реестр и сервис МЧД — ФНС России
- Приказ № 857 (формат 003), приказ ФНС № ЕД-7-26/858@ (5.03) — форматы МЧД
- its.1c.ru — регистрация МЧД в 1С-Отчётности
- buh.ru — создание и использование МЧД в 1С
Связанные материалы:
- Как настроить обмен ЭДО (1С-ЭДО) в 1С
- Как получить электронную подпись (КЭП) в 2026 году
- Как сформировать и сдать ЕФС-1 в 1С в 2026 году
Поможем с МЧД
Оформим и зарегистрируем МЧД на ваших сотрудников прямо из 1С:Фреш и настроим подписание отчётности и ЭДО.