Принять сотрудника в 1С:ЗУП 3.1 — это четыре шага: завести карточку, оформить документ «Приём на работу», распечатать трудовой договор и приказ, сдать ЕФС-1. Главное не забыть про срок отчётности — подраздел 1.1 ЕФС-1 подаётся не позднее следующего рабочего дня после приказа. Разберём процесс пошагово с учётом правил 2026 года.
Коротко:
- Соберите документы работника: паспорт, СНИЛС, ИНН, трудовую (или СТД-Р).
- Заведите карточку сотрудника, затем документ «Приём на работу».
- Распечатайте трудовой договор и приказ Т-1 прямо из 1С.
- Сдайте ЕФС-1 подраздел 1.1 — на следующий рабочий день после приказа.
- Проверьте вычеты на детей и статус налогоплательщика для НДФЛ.
Что нужно от работника
Перед приёмом соберите документы:
- паспорт, СНИЛС, ИНН;
- трудовую книжку (бумажную) или сведения СТД-Р / СТД-СФР при электронной;
- документы об образовании, воинского учёта — для военнообязанных;
- свидетельства о рождении детей — для вычетов;
- по возможности — справку о доходах с прошлого места (для лимитов вычетов и пособий).
Основание приёма — трудовой договор в письменной форме (ст. 67 ТК РФ).
Пошагово в 1С:ЗУП 3.1
Шаг 1. Карточка сотрудника. Раздел Кадры → Сотрудники → Создать. Введите ФИО (программа предупредит о дубле физлица), затем заполните: дату рождения, ИНН, СНИЛС; по ссылкам — «Личные данные» (паспорт, адрес), «Страхование» (статус застрахованного лица), «Трудовая деятельность» (стаж).
Шаг 2. Документ «Приём на работу». Раздел Кадры → Приёмы, переводы, увольнения. Заполните:
- вкладка «Главное» — дата приёма, подразделение, должность, ставка, график работы, вид занятости (основное место / совместительство), испытательный срок;
- вкладка «Оплата труда» — оклад или тариф, надбавки;
- вкладка «Трудовой договор» — номер и дата (кнопка «Назначить» для автонумерации).
Шаг 3. Документы. По кнопке «Печать» сформируйте трудовой договор и приказ о приёме (форма Т-1).
Шаг 4. НДФЛ и вычеты. В карточке сотрудника — раздел «Налог на доходы»: укажите статус налогоплательщика и зарегистрируйте право на стандартные вычеты (документ «Заявление на вычеты по НДФЛ» с указанием детей). Здесь же в «Выплатах» задайте способ выплаты и размер аванса.
ЕФС-1: подать на следующий рабочий день
После приказа нужно сдать в СФР ЕФС-1 подраздел 1.1 (сведения о трудовой деятельности, код мероприятия «ПРИЁМ»):
- срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа;
- форма действует по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462 (с 2026 года);
- в 1С формируется автоматически по документу приёма и отправляется через 1С-Отчётность;
- штраф за опоздание — 500 ₽ за каждого работника.
Полный перечень зарплатной отчётности — в статье отчётность за сотрудников.
Что учесть по НДФЛ в 2026 году
- Прогрессивная шкала 13/15/18/20/22% — повышенная ставка только на сумму сверх порога. Подробнее — в статье про 6-НДФЛ.
- Вычеты на детей: 1 400 ₽ (первый), 2 800 ₽ (второй), 6 000 ₽ (третий и далее), +12 000 ₽ на ребёнка-инвалида; лимит дохода — 450 000 ₽. С 2025 года — без заявления, по подтверждающим документам.
- МРОТ — 27 093 ₽: оклад при полной ставке не ниже этой суммы.
Как связаны оклад, НДФЛ и сумма на руки — в статье про зарплату gross и net.
Нюансы приёма
- Совместитель — в виде занятости укажите внутреннее или внешнее совместительство; рабочее время не более 4 часов в день (ст. 284 ТК).
- Дистанционный — оформляется обычным трудовым договором. Важно: в новой форме ЕФС-1 2026 года коды «ДИСТ» и «НДОМ» отменены — дистанционных оформляют в общем порядке.
- Договор ГПХ — это не приём на работу, но ЕФС-1 подраздел 1.1 подаётся (код «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ») в тот же срок.
Частые ошибки
- Пропустили срок ЕФС-1 1.1 — подали по итогам месяца вместо следующего рабочего дня.
- Не сдали ЕФС-1 на исполнителя по ГПХ — по договорам ГПХ отчёт обязателен.
- Оклад ниже МРОТ при полной ставке.
- Не заполнили данные для вычетов — НДФЛ считается неверно.
- Задвоили физлицо — создали нового сотрудника поверх существующего.
Источники
- Трудовой кодекс РФ, ст. 67, 284 — трудовой договор, совместительство
- Форма ЕФС-1 (приказ СФР № 1462 от 17.11.2025) — Социальный фонд России
- Стандартные вычеты на детей 2026 — КонсультантПлюс
- its.1c.ru — приём на работу в 1С:ЗУП
Связанные материалы:
- Отчётность ИП за сотрудников в 2026: формы и сроки
- Зарплата gross и net: в чём разница
- 6-НДФЛ в 2026 году: как заполнить и сдать
Поможем настроить кадровый учёт
Настроим 1С:ЗУП в облаке 1С:Фреш: приём сотрудников, расчёт зарплаты и автоматическую сдачу ЕФС-1 через 1С-Отчётность.