Компенсация за неиспользованный отпуск возникает при увольнении и при замене части «лишних» дней деньгами работающему сотруднику. Правила расчёта, налоги и порядок в 1С у этих случаев разные. Разберём по шагам.
Коротко:
- При увольнении (ст. 127 ТК) — за все неиспользованные дни; работающему (ст. 126 ТК) — только часть свыше 28 дней.
- Дни = 2,33 × отработанные месяцы − отгулянные, округление в пользу работника.
- Средний дневной заработок = база за 12 мес ÷ 12 ÷ 29,3.
- Компенсация облагается НДФЛ (код 2013) и взносами полностью.
- В 1С — документ «Увольнение» (авторасчёт) или «Отпуск» с флажком компенсации.
Когда положена компенсация
- При увольнении (ст. 127 ТК РФ) — денежная компенсация за все неиспользованные дни всех отпусков, без ограничений по категориям.
- Замена работающему (ст. 126 ТК РФ) — только часть свыше 28 календарных дней, по письменному заявлению. Основные 28 дней заменять деньгами нельзя.
Кому замену делать нельзя (в период работы): беременным, работникам до 18 лет, занятым на вредных работах — в части допотпуска за вредность. При увольнении это ограничение не действует.
Как считается
Количество дней:
- 2,33 дня за каждый полностью отработанный месяц (28 ÷ 12);
- неполный месяц: ≥ половины — полный, < половины — отбрасывается;
- округление — в большую сторону, в пользу работника;
- при отработке 11–12 месяцев — за полный год (28 дней).
Средний дневной заработок: база за 12 месяцев ÷ 12 ÷ 29,3 (порядок отпускных, Постановление № 922).
Итог: Компенсация = дни × средний дневной заработок.
Налогообложение
Компенсация облагается полностью:
- НДФЛ — код дохода 2013;
- страховые взносы — в полной сумме.
Льгота для выходных пособий (3/6 заработков) на неё не распространяется.
Пошагово в 1С:ЗУП
Документ «Увольнение» (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения):
- Закладка «Условия увольнения» — дата и основание;
- Закладка «Компенсация отпуска» — программа автоматически считает неиспользованные дни; значения «Компенсировать» или «Удержать за использованный авансом отпуск»;
- проверить средний по ссылке «Изменить данные расчёта среднего заработка»;
- закладка «Начисления и удержания» — итог, Провести.
Замена части отпуска работающему оформляется документом «Отпуск»: снять флажок основного отпуска, установить «Компенсация отпуска» и указать дни (из части свыше 28).
Остатки отпусков — отчёт «Остатки отпусков» (Кадры → Кадровые отчёты).
В 1С:Бухгалтерии
Если зарплата ведётся в БП (до 60 сотрудников) — документ «Увольнение», система сама определяет неиспользованные дни основного отпуска; допотпуск добавляется строкой с видом «Компенсация дополнительного отпуска». Сложные случаи удобнее вести в ЗУП.
Удержание за авансовый отпуск
Если сотрудник отгулял отпуск авансом:
- в документе «Увольнение» → «Удержать за использованный авансом отпуск» (авторасчёт неотработанных дней);
- лимит удержания без согласия работника — не более 20% выплаты (ст. 138 ТК); сверх — по письменному согласию;
- при увольнении по сокращению, ликвидации, призыву удержание запрещено (ст. 137 ТК).
Типовые ошибки
- неверный подсчёт дней (игнор правила 2,33 и неполного месяца);
- неверный расчётный период среднего;
- незаконная замена основных 28 дней работающему;
- необложение НДФЛ/взносами;
- превышение лимита удержания 20% без согласия.
Источники
- ст. 126 ТК РФ · ст. 127 ТК РФ
- Контур — компенсация за отпуск
- ГлавКнига — компенсация при увольнении
- 1С-АНТ — компенсация в ЗУП ред.3
Связанные материалы:
Поможем с расчётом компенсаций
Настроим корректный расчёт компенсации за отпуск и удержаний при увольнении в вашей 1С:ЗУП в облаке 1С:Фреш.