Штатное расписание в 1С:ЗУП составляют по унифицированной форме Т-3: структура подразделений, должности, количество штатных единиц, оклады и месячный фонд оплаты труда. Утверждают его приказом руководителя, а изменения вносят отдельным документом. Разберём состав формы Т-3, порядок утверждения и работу в 1С:ЗУП.
Коротко:
- Форма — Т-3 (унифицированная) или своя.
- Содержит: подразделения, должности, штатные единицы, оклады, ФОТ.
- Утверждается приказом руководителя (номер и дата в шапке).
- Изменения — приказом и документом «Изменение штатного расписания».
- В 1С:ЗУП ведётся в разделе «Кадры», печать Т-3.
Зачем нужно штатное расписание
Штатное расписание — документ, который закрепляет структуру организации: какие есть подразделения, должности, сколько по каждой штатных единиц и с каким окладом. Прямого требования его составлять в ТК РФ нет, но должность и оклад работника (ст. 15 и 57 ТК РФ) опираются именно на штатное расписание, и его запрашивают при проверках ГИТ и в судах. Поэтому на практике оно обязательно.
Что входит в форму Т-3
Унифицированная форма Т-3 состоит из колонок:
- Структурное подразделение и его код;
- Должность (профессия), разряд, категория;
- Количество штатных единиц (можно дробное — 0,5 ставки);
- Тарифная ставка или оклад;
- Надбавки (за квалификацию, вредность, район);
- Месячный фонд оплаты труда по позиции.
Внизу подводят итог: всего штатных единиц и общий месячный фонд.
Как утвердить штатное расписание
Штатное расписание вводится в действие приказом руководителя. В приказе указывают дату введения, общее количество штатных единиц и месячный фонд оплаты труда. Номер и дату приказа вносят в шапку формы Т-3. Новое расписание обычно утверждают с начала года или при существенной реорганизации.
Как внести изменения
Менять штатное расписание можно двумя способами: переутвердить целиком или внести изменение приказом. Изменения оформляют при:
- вводе новых должностей или подразделений;
- сокращении (выводе) позиций;
- изменении окладов и надбавок;
- переименовании должностей.
Приказ фиксирует, что и с какой даты меняется. Переутверждать всё расписание при каждой правке не обязательно.
Как составить штатное расписание в 1С:ЗУП
- Включите ведение штатного расписания в настройках кадрового учёта.
- Создайте документ «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры»).
- Добавьте подразделения и должности, укажите количество единиц и оклады.
- Задайте надбавки — программа посчитает месячный фонд оплаты труда.
- Укажите приказ об утверждении (номер, дата, дата ввода).
- Распечатайте форму Т-3; изменения вносите документом «Изменение штатного расписания».
В облачной 1С:Фреш формы кадровых документов обновляются автоматически, а история изменений расписания сохраняется.
Частые ошибки
- Оклады в расписании и в договорах не совпадают — риск при проверке.
- «Вилка» окладов по одной должности — по ТК за равный труд равная оплата.
- Нет приказа об утверждении или изменении.
- Не ведут историю изменений — теряется обоснование сокращений.
- Дробные ставки оформлены неверно.
Источники
- Статьи 15, 57 ТК РФ — трудовая функция и оклад — КонсультантПлюс
- Форма Т-3 — штатное расписание — КонсультантПлюс
- its.1c.ru — штатное расписание в 1С:ЗУП
Связанные материалы:
- График отпусков в 1С:ЗУП: как составить
- Как принять сотрудника в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция
- Как настроить начисления сотрудникам в 1С:ЗУП
Настроим кадровый учёт в вашей 1С:Фреш
Поможем составить штатное расписание, график отпусков и вести кадры в 1С:ЗУП по всем правилам.